Tietosuojaseloste – Suomen Messut Oyj:n kulkuluparekisteri
Viimeisin päivitys: 3.6.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan periaatteet, joiden mukaisesti Suomen Messut Oyj rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee henkilötietoja kulkulupien myöntämiseen, kulunhallintaan ja turvallisuuden varmistamiseen Messukeskuksen tiloissa.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Messut Oyj / Messukeskus
Messuaukio 1, 00520 Helsinki
Y-tunnus: 0116322-3
asiakaspalvelu@messukeskus.com
puh. 040 450 3250
2. Rekisteriasioiden yhteys / tietosuojayhteydenotot
Messukeskus / Asiakaspalvelu
Messuaukio 1, 00520 Helsinki
asiakaspalvelu@messukeskus.com
tietosuoja@messukeskus.com
3. Rekisterin nimi
Suomen Messut Oyj:n kulkuluparekisteri
4. Käsittelyn tarkoitukset, oikeusperusteet, käsiteltävät henkilötiedot ja tietojen säilytysajat
Käsittelemme henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin ja vain laillisin perustein. Kulkuluparekisterin ensisijainen tarkoitus on kulkuoikeuksien myöntäminen, kulunhallinta ja turvallisuuden varmistaminen Messukeskuksen tiloissa rakennus-, purku- ja tapahtuma-aikoina.
Emme käytä kulkuluparekisteriä markkinointiin ilman erillistä suostumusta. Säilytysajat perustuvat kulkuoikeuksien hallintaan, turvallisuuden varmistamiseen sekä tarpeeseen selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä tai puolustaa oikeusvaateita.
| Tarkoitus | Kuvaus käsittelytoimista | Käsiteltävät henkilötiedot | Oikeusperuste ja säilytysaika |
|---|---|---|---|
| Kulkuluvan myöntäminen ja hallinta | Kulkulupien luonti, voimassaolon hallinta, lupa-alueiden määrittely sekä kulkuluvan tunnisteen hallinta. | • Nimi • Yritys tai organisaatio • Rooli (esim. rakentaja, esiintyjä tai muu tapahtumatoimija) • Yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite) • Lupa-alueet ja voimassaoloaika • Kulkuluvan tunniste tai numero | Oikeutettu etu: käsittely on tarpeen kulkuoikeuksien myöntämiseksi, kulunhallinnan toteuttamiseksi sekä Messukeskuksen tilojen ja tapahtumien turvallisuuden varmistamiseksi. Jos rekisteröity toimii itse sopimusosapuolena (esim. yksityisenä elinkeinonharjoittajana), käsittely voi lisäksi olla tarpeen sopimuksen täyttämiseksi. Säilytys: tapahtuma- ja rakentamisjakson ajan sekä enintään 12 kuukautta tapahtuman päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. |
| Turvallisuus ja kulunvalvonta | Henkilöiden tunnistaminen, liikkumisen valvonta sekä tarvittaessa väärinkäytösten selvittäminen. | • Kulkulupatiedot • Sisään- ja ulosleimaukset • Muut kulkuluvan käyttöön liittyvät lokitiedot | Oikeutettu etu: käsittely on tarpeen turvallisuuden, kulunvalvonnan ja väärinkäytösten selvittämisen vuoksi. Säilytys: lokitiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluessa, ellei tapauskohtainen selvittäminen tai oikeusvaateen puolustaminen edellytä pidempää säilytystä. |
| Kulkulupaan liittyvä operatiivinen viestintä | Kulkuluvan toimittaminen sekä kulkulupaan liittyvien käytännön ohjeiden lähettäminen, kuten sähköpostitse lähetettävä linkki tai erikseen valittu SMS-linkki. | • Nimi • Sähköpostiosoite • Puhelinnumero (vain jos annettu ja SMS-lähetys valittu) • Tapahtumatieto, passin tyyppi ja voimassaolo | Oikeutettu etu: käsittely on tarpeen kulkuluvan toimittamiseksi, kulkuoikeuden käytännön toteuttamiseksi ja tapahtuman turvallisen järjestämisen varmistamiseksi. Jos rekisteröity toimii itse sopimusosapuolena, käsittely voi lisäksi olla tarpeen sopimuksen täyttämiseksi. Säilytys: tapahtuma- ja rakentamisjakson ajan sekä enintään 12 kuukautta tapahtuman päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. |
| Valokuvan käyttö kulkuluvassa tapahtumakohtaisesti | Valokuvan käyttö kulkuluvassa tai henkilön tunnistamisessa vain silloin, kun se on kyseisessä tapahtumassa tarpeen. | • Valokuva | Oikeutettu etu: käsittely on tarpeen tunnistamisen ja turvallisuuden varmistamiseksi. Säilytys: valokuvaa säilytetään enintään saman säilytysajan kuin muuta kulkulupatietoa, ja se poistetaan viimeistään säilytysajan päättyessä. |
5. Yleistä säilytysajoista
Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai mitä laki edellyttää tai sallii. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
6. Tietolähteet
Keräämme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään kulkulupahakemusten ja -lomakkeiden kautta sekä kulkulupia tilaavilta tahoilta, kuten näytteilleasettajilta, tapahtuman toimeksiantajilta tai muilta kulkulupia edellyttäviltä osapuolilta. Tietoja voidaan saada myös Suomen Messut Oyj:n sisäisistä toiminnoista, jotka vastaavat tapahtumien tuotannosta ja käytännön järjestelyistä.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot (ml. EU/ETA-alueen ulkopuolelle)
Henkilötietoja käsittelevät vain Messukeskuksen työntekijät sekä sopimuksin velvoitetut palveluntarjoajat, kuten kulunvalvonta- ja kulkulupajärjestelmien toimittajat. Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman toimeksiantajalle tai muulle tapahtuman järjestämiseen osallistuvalle taholle siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä kulkulupaprosessin ja turvallisuuden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella vain, jos siirrolle on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste. Tietojen siirrot suojataan ensisijaisesti EU–US Data Privacy Framework -järjestelyn nojalla tai Euroopan komission hyväksymillä mallisopimuslausekkeilla (SCC) sekä tarvittavilla lisäsuojatoimilla.
8. Suojausperiaatteet
Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja suojaamme ne asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajattu roolipohjaisesti niille työntekijöille ja sopimuskumppaneille, joiden työtehtävät edellyttävät käsittelyä. Käyttöä voidaan valvoa ja lokittaa osana tietoturvaa ja kulunvalvontaa.
9. Velvollisuus antaa henkilötietoja ja niiden antamatta jättämisen seuraukset
Tiettyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä kulkuluvan myöntämiseksi ja kulkuoikeuden hallinnoimiseksi. Jos pakollisia tietoja ei anneta, kulkulupaa ei välttämättä voida myöntää. Puhelinnumeron antaminen on tarpeen vain, jos rekisteröity haluaa vastaanottaa kulkulupalinkin myös tekstiviestillä ja valitsee tämän toimitustavan erikseen.
10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Emme tee kulkuluparekisterin tietojen perusteella sellaisia automaattisia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi.
11. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus tietojen poistamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen, oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvin osin sekä oikeus peruuttaa mahdollinen suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen.
Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä osoitteeseen asiakaspalvelu@messukeskus.com tai tietosuoja@messukeskus.com.
12. Valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
13. Muutokset
Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme, tietosuojaperiaatteidemme tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa. Ellei toisin mainita, muutokset astuvat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.