Events & Congresses
Messukeskuksen oma osasto Kongressimessuilla – näyttävä esimerkki tilojen mahdollisuuksista
Events & Congresses – tapahtumien asiantuntijayksikkö
Messukeskuksen Events & Congresses -yksikkö palvelee tapahtumajärjestäjiä, yrityksiä ja yhteisöjä, jotka järjestävät kokouksia, kongresseja, seminaareja, juhlia, näyttelyitä tai muita tilaisuuksia Messukeskuksessa. Events & Congresses osallistuu vuosittain itse Kongressimessuille tuoden osastollaan esille tarjoamaansa kokonaisvaltaista palvelua Messukeskuksen tilojen ja teknisten ratkaisujen hyödyntämiseen.
Osasto, joka myy tiloja esimerkillään
Kun Events & Congresses -yksikkö valmistautui vuoden 2025 Kongressimessuille, päätettiin panostaa osastoon, joka esittelee konkreettisesti Messukeskuksen kokous- ja kongressitilojen useita eri mahdollisuuksia – näyttävästi ja elämyksellisesti. Tavoitteena oli rakentaa tila, joka ei pelkästään kerro vaan näyttää, millaisia kokemuksia ja tapahtumia Messukeskuksessa voidaan asiakkaille toteuttaa.
Osaston suunnittelu ja toteutus tilattiin talon sisällä, Messukeskuksen omalta suunnittelupalvelutiimiltä, joka vastasi kokonaisvaltaisesti osaston visuaalisesta ilmeestä, rakenteista, tilaratkaisuista, tekniikasta ja somistuksesta. Tänä vuonna osaston suunnitteluun ja toteutukseen osallistui myös asiantuntijoita Messukeskuksen tytäryhtiö Suomen Videoviestintä SVV:stä toteuttaen osaston äänentoisto- ja valaistusratkaisut. Events & Congresses -yksikkö toimi projektissa asiakkaan roolissa.
“Me halusimme tilan, joka on samalla myyntipuhe ja referenssi. Ja sellainen siitä tuli.”
/ Anne Bask, Business Manager, Messukeskus Events & Congresses
Toteutuksen lähtökohtana asiakkaan kampanjailme ja -teema
Asiakkaan tavoitteena oli herättää kävijöiden mielenkiinto ja kertoa vaikuttavalla tavalla Messukeskuksen tilojen monipuolisuudesta ja muunneltavuudesta. Tavoitteisiin kuului myös konkreettisten liidien ja tarjouspyyntöjen kerääminen, sekä uuden kampanjailmeen ja -teeman hyödyntäminen osana visuaalista kokonaisuutta. Kampanja Messukeskus – Elää tapahtumasi mukana tuo esiin Messukeskuksen mahdollisuuksia eri keskuksina; tila voi olla keikkakeskus, neuvottelukeskus, juhlakeskus tai vaikkapa urheilukeskus. Tämä kampanjan pääidea tilojen muuntautuvuudesta toimi vahvasti osaston suunnittelun lähtökohtana.
Projekti alkoi ennen messuja suunnittelupalaverilla, jossa määriteltiin tavoitteet ja toiveet: osaston tuli olla houkutteleva, helposti lähestyttävä ja ennen kaikkea muunneltava – kuten Messukeskuksen tilat ovat oikeissa tapahtumissakin. Toiveena oli saada osastolle joku koukuttava juju, joka saa asiakkaat pysähtymään.
Suunnittelupalveluiden tiimi otti projektin kokonaisuudessaan haltuun ja ohjasi sitä tehokkaasti läpi suunnitteluvaiheen, tuotannon ja messupäivän. Yhteistyö sujui tilaajan mukaan saumattomasti. Suunnittelija ymmärsi hyvin asiakkaan tavoitteet ja osasi yhdistää visuaalisuuden, käytännöllisyyden ja tekniset mahdollisuudet näyttäväksi kokonaisuudeksi niin, että osasto saatiin interaktiivisesti heijastamaan kampanjan teemaa
“Meidän puolelta projekti oli kevyt. Suunnittelutiimi osasi heti ehdottaa juuri oikeita ratkaisuja. Luotimme siihen, että he tietävät mitä tekevät – ja niin he tiesivätkin.”
/ Anne Bask
Muunneltava tila – elämyksellisyys yhdellä napinpainalluksella
Osaston erityinen vahvuus oli sen muuntautumiskyky: tilan visuaalinen ilme voitiin vaihtaa hetkessä valaistuksella, videototeutuksilla ja äänimaisemalla täysin toisenlaiseksi. Yhdellä napinpainalluksella messuosasto muuttui kokoushenkisestä tunnelmasta gaalatyyppiseksi illallisympäristöksi – aivan kuten oikeissa Messukeskuksen tiloissa.
Osaston elementteihin kuuluivat muun muassa iso videoseinä, AV-tekniikka äänimaailmaan ja valaistuksen värimaailmaan sekä harkitut kaluste- ja somisteratkaisut, jotka mukautuivat eri tilanteisiin päivän mittaan.
Osastolla oli myös valokuvauspiste (photobooth), jossa kävijät pystyivät ottamaan itsestään kuvan valitsemansa taustan edessä. Taustavaihtoehdot vastasivat tapahtumatilojen eri tunnelmia ja visuaalisia tiloja – kuten juhlatilaa, kokoustilaa ja konserttisalia. Kuvan sai itselleen muistoksi tapahtumasta ja lisäksi kuvia tägäyksineen jaettiin runsain määrin myös somessa.
Suunnittelijan näkökulmasta osasto tarjosi myös mahdollisuuden kokeilla uudenlaista toteutustapaa, jossa yhdistyivät visuaalinen muunneltavuus ja tekninen ohjattavuus äänien ja valojen kanssa. “Toteutus oli uudenlainen, ja sen vastaanotto oli niin positiivinen, että vastaavaa ideaa voidaan varmasti hyödyntää jatkossa myös muiden asiakkaiden osastoilla,” osaston suunnittelija Niko Aalto kertoo.
”Se oli vähän niin kuin elävä esitys siitä, miten meidän tilat taipuvat kaikkeen.”
/ Anne Bask
Onnistunut toteutus, joka keräsi kehuja
Osaston houkutteleva visuaalinen ilme, lämmin tunnelma ja selkeä brändiviesti saivat runsaasti positiivista palautetta sekä messuvierailta että yhteistyökumppaneilta.
Lisäksi tila antoi konkreettisen esimerkin siitä, mitä asiakkaille voidaan Messukeskuksessa räätälöidä – ja herätti ideoita potentiaalisissa tapahtumajärjestäjissä. Osastolla käytiin useita hyviä liidikeskusteluja tulevia tapahtumia silmällä pitäen.
Sujuva yhteistyö säästi aikaa ja vaivaa
Events & Congresses -tiimi koki, että suunnittelupalvelun hyödyntäminen teki projektista huomattavasti helpomman. Prosessi oli ajankäytöllisesti erittäin suoraviivainen, sujuva ja nopea. Suunnittelupalveluiden käyttäminen mahdollisti myös sen, että kaikki osastolle tarvittava – rakenteista ja kalusteista valaistukseen ja somistukseen – saatiin yhdestä paikasta, helposti ja hallitusti.
Suunnittelussa huomioitiin myös vastuullisuus: osasto rakennettiin hyödyntäen olemassa olevia rakenteita ja materiaaleja, eikä siihen liittynyt painotuotteita tai pitkiä kuljetuksia. Tämä vähensi ympäristökuormaa ja konkretisoi, kuinka visuaalisesti näyttäviä ratkaisuja voidaan toteuttaa myös kestävästi.
Yksi merkittävä etu siinä, että kaikki tehdään saman katon alla, on myös nopea reagointikyky tapahtuman aikana. Mikäli messujen tai tapahtuman aikana osastolla ilmenee tarve tehdä muutoksia, lisäyksiä tai korjauksia, suunnittelupalvelun asiantuntijat ovat heti paikalla. Tämä mahdollistaa nopeat ja sujuvat toimenpiteet myös tapahtuman ollessa käynnissä – ilman viiveitä tai ylimääräistä säätöä.
Kun osaston suunnittelu, toteutus ja sen koordinointi oli osaavissa käsissä, asiakkaan tiimi pystyi keskittymään olennaiseen: asiakastyöhön.
“Tämä oli ehdottomasti yksi onnistuneimmista omista osastoistamme. Kaikki toimi – ja saimme tosi hyvää palautetta myös ulkopuolelta.”
Anne Bask
Hyppää messutunnelmiin 👇
Haluatko sinäkin panostaa messuosallistumiseesi ja varmistaa, että osastosi todella erottuu joukosta?
Messukeskuksen suunnittelupalvelut mahdollistavat yrityksille visuaalisesti näyttävät ja toiminnallisesti tehokkaat messuosastot, jotka eivät ainoastaan houkuttele kävijöitä, vaan myös tukevat brändin ja liiketoiminnan tavoitteita pitkällä aikavälillä.
